Projektbegleitend wurden im Projekt Ulm4CleverCity zwei Gremien geschaffen, die die Themen in die Verwaltung hineintragen bzw. die strategischen Projektentscheidungen treffen.
Das ist zum einen die Koordinierungsrunde, die Schlüsselpersonen aus der Stadtverwaltung umfasst. Dazu gehören beispielsweise die Leitung des Bereichs Stadtplanung, Umwelt und Bauen; die Leitung der Koordinierungsstelle Internationale Stadt und weitere. Das Gremium tagt drei Mal jährlich und sichert außerhalb der Gremientermine die Verzahnung der Strategie mit anderen Bereichen der Stadtverwaltung. Als festen TOP in den Treffen der Koordinierungsrunde informiert das Projektteam Ulm4CleverCity über den aktuellen Projektstand und fragt Themen, Schnittstellen, Kooperationsbedarfe und allgemeines Feedback zum Projekt ab. Außerdem bereitet die Koordinierungsrunde die Entscheidungen in der Lenkungsgruppe vor. Während sich die Koordinierungsrunde damit eher auf operativer Ebene mit den Themen beschäftigt, tagt zwei Mal jährlich die Lenkungsgruppe und trifft strategische Entscheidungen. In diesem Gremium kommen die Dezernent*innen und der Oberbürgermeister zusammen. Die Lenkungsgruppe entscheidet über die kurzfristigen Maßnahmen, die strategiebegleitend umgesetzt werden und berät und beschließt Fragen der strategischen Ausrichtung. Wenn im Projektverlauf und in der Strategieerstellung widersprüchlich Interessen auftreten bzw. gegensätzliche Positionen entstehen, ist die Lenkungsgruppe hier Entscheidungsinstanz.
